Fonctions communes

Pour arriver à offrir les fonctionnalités citées plus haut la conception se fonde assez souvent sur les mécanismes suivants :

Utilisation d'interface web

Au travers d'interfaces web, les SGC sont accessibles quel que soit le type de système d'exploitation au moyen d'un navigateur web. Ainsi, les utilisateurs n'ont pas besoin d'installer de logiciels spécifiques supplémentaires. Grâce aux standards du web, les SGC offrent donc un format de données lisible (HTML et ses dérivés), imprimable et stockable par tous, ce qui facilite l'échange et l'accessibilité des documents.

Séparation entre contenu et présentation

C'est un principe fondateur de la gestion de contenu :

• Le contenu est stocké le plus souvent dans une base de données, structurée en tables et en champs. C'est le contenu des champs de la base qui est créé/modifié par le rédacteur, et non pas la page elle-même. On parle de site « dynamique » ;
• La présentation est définie dans un gabarit. Le gabarit définit deux choses : la mise en page proprement dite - via les feuilles de style (parmi lesquelles les CSS, ou les règles de transformation XSLT), et la structuration des données, au moyen de standards tels que XML, ainsi que les informations extraites de la base de données (de même que l'endroit où celles-ci doivent être affichées et sous quelles conditions).

Édition de page simplifiée

Du fait du principe de séparation contenu/présentation, les rédacteurs peuvent se concentrer sur le contenu. L'édition des pages est considérablement simplifiée, et deux mécanismes sont proposés :

• Une interface WYSIWYG ou Tincy qui propose une interface graphique de mise en forme similaire à celle qui existe dans un traitement de texte ;
• L'utilisation de balises simplifiées, visant à mettre le texte en forme. Il en existe plusieurs types, dont le plus répandu est BBCode. On peut aussi citer des alternatives plus modernes telles que Markdown [archive] ou Textile [archive]. Les wikis qui ne sont pas WYSIWYG utilisent le wikitexte.

De multiples méthodes de rangement de l'information

La théorie de l'information nous apprend que, plus il y a d’informations, plus le désordre augmente. Cela signifie que, si l’on recherche une information spécifique, toutes les autres informations créent du bruit. Un SGC possède donc de multiples mécanismes de tris plus ou moins complexes comme :

• Les hyperliens, qui permettent de référencer les articles entre eux ;
• Un moteur de recherche sur le texte ;
• Des tris spécifiques (par date de modification, auteurs, liens, …).

La majorité des SGC offrent la possibilité de catégoriser l’information, de l’indexer et d’utiliser des taxonomies pour améliorer les méthodes de recherche. On peut donc créer des catégories de contenus, des sections (ou rubriques), voire des mots clés favorisant l’indexation.

La multiplication des vues, des mécanismes de choix, diminue la profondeur de l’information par rapport à la page d’entrée en multipliant les chemins, et la rend donc plus accessible.

Gestion des droits

Par le biais de l’interface d’administration, le système offre la possibilité de gérer les utilisateurs et leurs droits. C’est à dire de leur donner accès ou non aux fonctionnalités du système. Les fonctionnalités sont multiples et variables selon la plate-forme, très basiques comme un droit de lecture/écriture sur un article, ou plus élaborées comme un droit de modération d’autres utilisateurs.

Le SGC, évolution convergente de la société de l'information

Le concept de WYSIWYG a rencontré un grand succès dans la création de contenu dans les années 1980, et fait perdre alors du terrain aux systèmes de marquage qui séparaient à la source le contenu de la forme (le rendu). Sauf à utiliser un éditeur approprié (comme Markup sur PC), un délai de plusieurs secondes séparait alors l’insertion d’une balise et une de ses visualisations possibles dans un contexte donné : une compilation était en effet nécessaire pour que l’utilisateur visualise le résultat. Néanmoins, ce principe de texte marqué par des balises donnait seul la flexibilité imposée par l’édition professionnelle et continue à être utilisé : TeX, GML, SGML, etc., tandis que le cycle du rendu passait de quelques dizaines de secondes à parfois quelques dixièmes de seconde en raison de la puissance accrue des machines, puissance qui augmentait conformément à la loi de Moore.

Le WYSIWYG a pour sa part repris quelques concepts du texte marqué en bureautique et reste dominant dans la création de contenu grand public, car demandant moins d’effort d’abstraction. La séparation du contenu et de la forme est toutefois partiellement réalisée par l’usage du concept de styles, à l’image du rendu de l’HTML par des feuilles de style (Cascading Style Sheet ou CSS) en texte marqué. Les deux systèmes ont donc en partie convergé.

La spécialisation des organisations fait qu’il existe des départements spécialisés dans la présentation des contenus issus de l’entreprise (département chargé de la charte graphique de l’entreprise, souvent rattaché au marketing) et d’autres dans la rédaction de contenu (par exemple : département commercial, technique ou relations publiques), qui rédigent au kilomètre en s’insérant dans les moules existants. Le découplage entre fond et forme est là aussi assuré.

L’introduction de feuilles de style propose ou impose des formats prédéfinis à la création de documents-types. La convergence des moyens de visualisation (liée à l’accessibilité généralisée de diverses polices jadis réservées aux seuls services de composition) a fini par simplifier non seulement la création de contenu, mais aussi son échange.

L’intégration de documents hétérogènes à la fois par la nature (images, feuilles de calcul) et la provenance (sous-traitants) au sein d’un même document nécessite une gestion unifiée des pièces incluses. Enfin, dans le cadre de la relation client pour les entreprises ou des règlementations pour les administrations, il faut pouvoir suivre les flux d’informations émis. Il fut donc demandé aux utilisateurs de ranger leurs documents de manière à pouvoir les trouver, et suivre les modifications faites dans la communication :

• Soit automatiquement, par l’utilisation de logiciels combinés appelés systèmes de gestion électronique de documents ;
• Soit par l’édiction de normes de travail.

Des tâches annexes comme la mise en page, la gestion des flux documentaires, la gestion des formats, jadis traitées comme annexes au contenu proprement dit du document, en font maintenant partie intégrante, conjointement aux définitions extérieures au document indiquant leurs modalités.

Prospective

Le SGC s’inscrit dans cette évolution générale, en combinant la création de contenu avec sa gestion, son archivage, et la publication. Les systèmes les plus avancés à l’heure actuelle répondent déjà aux besoins suivants :

Gestion de versions successives et/ou concurrentes

Lorsque plusieurs personnes ou entités travaillent sur un même document, elle fournit un outil qui trace les évolutions, et permet de visualiser/gérer les modifications et les éventuelles situations conflictuelles. Grâce à elle, on peut également savoir qui a apporté telle modification et quand.

Multiplication des vues

En fonction des centres d’intérêt des lecteurs, certains SGC actuels permettent de présenter un contenu de manière personnalisée tout en exploitant le même contenu original. Par exemple, une organisation fournit la même base documentaire mais des présentations différentes à ses différentes parties prenantes : pour une entreprise, ce peut être ses clients, ses fournisseurs, ses catégories de personnels, et ses actionnaires.

Travail collaboratif (groupware)

Plusieurs parties prenantes peuvent trouver avantage à travailler sur un espace commun privé, lié à une communication précise (suivi d’une relation client pour une entreprise et son fournisseur), tout en gardant une trace historique matérialisable (en général par la couleur) permettant de savoir qui a modifié quoi. Un logiciel précurseur dans le domaine a été Lotus WordPro, dont Microsoft Word reprit plus tard cette fonction.

Article détaillé : groupware.

Multiplication des sources de contenu

Il s’agit de mutualiser les contenus de plusieurs organisations tout en présentant le contenu d’informations issues de sources différentes avec leur mise en page, comme le font les journaux qui diffusent les dépêches d’agences de presse. Ce mécanisme s’appelle généralement la syndication de site.

Commentaires devenant eux-mêmes sources d'information

La plupart des projets CMS libres fonctionnant sur le Web proposent de créer des forums associés aux articles pour laisser les visiteurs réagir. Ils sont la base du succès des sites de nouvelles en fil. On a pu constater sur des sites comme Slashdot que les commentaires des lecteurs apportaient eux-mêmes une valeur ajoutée à l’information, la scindant en deux blocs :

• L’information institutionnelle, qui apporte ce qui peut être émis par une source dite de confiance ;
• L’information officieuse qui, par un mécanisme de retour, permet d’obtenir : la validation, la correction, la discussion d’une information, et son enrichissement par tout lecteur.

Le commentaire fait évoluer les outils logiciels d’édition (destinés à la simple diffusion d’information) vers des outils de communication. En effet, la communication est bilatérale, à la différence de l’information, unilatérale.

Ceci est probablement la plus grande évolution qui implique un changement profond de notre façon de considérer le partage de la connaissance et d’appréhender le web. En effet, d’un côté le diffuseur d’information, en proposant un forum de réactions, prend les risques inhérents à l’expression publique (juridiques et rédactionnels) et, de l’autre, l’utilisateur prend le risque de la modification/suppression de son contenu par les auteurs du site.

Il est certain qu’il pourrait être décidé que seules les personnes utilisant la signature électronique puissent réagir afin que tous soient responsables de leurs dires, mais qu’advient-il alors de l’anonymat qui permet la liberté de parole ? Il est probable que les personnes devront se baser sur la confiance qu’ils ont dans l’éthique des éditeurs, et les éditeurs espérer que la loi ne les tienne pas pour responsables en toutes circonstances des propos des lecteurs.

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